Riscurile aferente unei operatiuni nu se termina in momentul incasarii contravalorii prestatiei / livrarii, ele se intind pana la prescriptia fiscala. Documentarea unei operatiuni trebuie sa fie accesibila cu usurinta, atat pentru a raspunde nevoilor de business, cat si eventualelor inspectii fiscale sau de atlta natura. Iar regasirea rapida, fara consumuri inutile de timp si resurse,  se poate face doar daca documentele sunt gestionate si electronic.

Un management eficient presupune printre altele si un management eficient al documentelor care intra sau ies din companie.  Combinand intr-un sistem integrat managementul documentelor cu managementul operatiunilor, se poate construi  DOSARUL FIECAREI OPERATIUNI DIN COMPANIE asigurand baza pentru Business Controlling.

Ce presupune gestiunea electronica a documentelor:

  •      Evidenta & Identitate unica pentru fiecare document
  •      Istoric auditabil al documentelor;
  •      Acces centralizat si securizat la documentele companiei
  •      Clasificarea si organizarea documentelor in functie de specificul companiei
  •      Definirea de fluxuri pentru documente si urmarirea acestor fluxuri;
  •      Distributia automata a documentelor in functie de tipul si adresabilitatea lor

Prin utilizarea unui astfel de sistem se obtin mai multe perspective pentru fiecare inregistrare

Pentru a atasa aceste perspective fiecarui document exista o serie de pasi care trebuie parcursi:

  • Inregistrarea documentelor. Documentul contine date relevante despre operatiunea la care   face referire si care ulterior vor fi necesare pentru analiza, raportare sau generarea altor documente centralizatoare. Documentele inregistrate in evidenta companiei sunt structurate pe tip de document si, implicit, pe surse, astfel incat sa se poata face organizarea / gruparea     /indexarea acestora.Exemple:
    •      Doc. emise – uz intern:  Referat de necesitate, Decont cheltuieli, Dispozitie de plata / incasare casierie, Ordin de deplasare etc.;
    •      Doc. Emise – uz extern – Factura client, Chitanta emisa etc;
    •      Doc primite- Factura furnizor, Chitanta primita etc.;
  •    Colectarea si/sau introducerea datelor relevante pentru documente
  •    Alocarea primara pe  obiect de cost / proiect/ centru de analiza. Documentele inregistrate sunt alocate pe obiect de cost sau centru de analiza, alocarea facandu-se pe: client, contract proiect, faza contract, responsabil, cost unit / furnizor, etc.
  •     Atasarea fisierui scanat (hard copy).  De regula, documentele primite, emise pentru utilizarea interna sau pentru transmiterea la terti, sunt prelucrate / analizate si aprobate succesiv de mai multi responsabili in derularea operatiunii la care face referire documentul.   Pe acest flux documentul este completat cu date sau sunt actualizate datele care au fost       colectate / introduse anterior.
  • Distribuirea secundara si / sau versionarea.  Sunt numeroase situatiile in care documetele au asociate termene de executie / valabilitate sau scadente. Apropierea sau depasirea acestor termene pot fi urmarite si notificate catre responsabili. In functie de regulile companiei, documentul poate fi distribuit in mod automat intr-o succesiune bine definita si/sau se pot genera task-uri si notificari asociate documentului. Cateva exemple:
    •    Flux aprobare Referat de necesitate;
    •    Flux aprobare Decont cheltuieli; Flux aprobare Ordin de deplasare;
    •    Flux aprobare Cerere de concediu etc.
    •  
  •     – Cautarea / regasirea / vizualizarea documentelor.  Documentele sau datele continute in document sunt salvate, structurate si centralizate in vederea unei regasiri ulterioare.
  •  
  •     Analiza / Raportare: Raportare ad-hoc, Tablouri de Bord.  La finalizarea operatiunii la care face referire documentul, acesta trebuie sau nu pastrat, cel putin, pentru a dovedi oportunitatea, necesitatea si legalitatea operatiunii. Documentele avand statusul de “arhivat”   sau “expirat” in functie de utilitatea lor viitoare.

Principalele beneficii

  •      One touch – circula electronic [scaderea manoperei si consumui de hartie];
  •      Standardizare [Identitate vizuala / Continut] [cresterea productivitatii si scaderea ratei de erori in prelucrarea documente];
  •      Automatizare fluxuri de documente [cresterea productivitatii]
  •      Accesul securizat si in timp real [economie  de timp];
  •      Cresterea gradului de control al riscurilor
  •      Beneficii operationale & fiscale  [economie timp si bani, cresterea performantei companiei prin optimizarea operationala si fiscala].