Dinamica pietei si dezvoltarea unei companii aduc cu sine întrebări cu raspunsuri din ce în ce mai complexe: care este cel mai profitabil produs/serviciu pe care îl vând? Care este evoluţia profitului pentru produsele/serviciile din portofoliu de-a lungul ultimilor 5 ani? Care ar fi impactul unei variatii cu 5% a cursului valutar asupra marginii brute? Care este cel mai profitabil vanzator sau cea mai profitabila regiune geografica? Ce reduceri de costuri putem opera fără a afecta performanţa vanzarilor? Care este volumul consolidat al achizitiilor cu fiecare furnizor şi ce discount trebuie sa negociem anul viitor?
Activitatea curenta a unei companii genereaza un numar imens de date in general nestructurate. In forma bruta, pentru a fi utile aceste date necesita un volum de munca foarte costisitor daca nu sunt utilizate instrumente specializate in prelucrarea lor. Prelucrarea presupune rafinarea si concentrarea lor in indicatori de performanta concreti si, in final, in valoare pentru companie. Astfel, datele se transformă în analize de business, tendinţe de creştere/scadere, indicatori financiari, previziuni de vanzare, discount mediu acordat/client, etc. Organizațiile utilizează solutii specializate de Business Intelligence pentru a obține “inteligenta” din datele acumulate de-a lungul timpului.
Rapoartele clasice pe care majoritatea solutiilor de business le ofera dau informaţii statice, nu pot gestiona volume mari de date istorice si nu pot face conexiuni „inteligente” intre categorii diferite de informatii. In plus, nu pot sintetiza date care provin din surse diferite. Rapoartele sunt în general de genul: total vanzari, facturi emise/neîncasate, încasări/cheltuieli, număr de clienţi de un anumit tip, volum vanzari / produs, etc. Mai mult decât atât, datele odată extrase din sistemele tranzactionale diferite sunt folosite in companie sub forma de fişiere text, Excel sau DBF, nu asigura integritatea, acurateţea, si credibilitatea informatiilor furnizate.
Cateva exemple:
- Forecast-ul de vanzari este realizat de catre fiecare vanzator in fisiere Excel, care sunt apoi consolidate de un sales analyst
- Evolutia vanzarilor se afla in diverse fisiere si este dificil de consolidat
- Vanzarile curente sunt intr-o aplicatie care nu poate fi accesata la distanta
“Te cunosti pe tine insuti, iti cunosti inamicul, alegi o decizie buna aproape de fiecare dată. Te cunosti pe tine insuti, nu iti cunosti inamicul , decizia este pe jumatate buna Nu te cunosti pe tine insuti, nu iti cunosti inamicul, alegi o decizie gresita aproape de fiecare data” (proverb chinezesc) .
Informatiile reprezinta numere, statistici, date despre resurse materiale si umane, tranzactii, miscari patromoniale. Inteligenta este o suma e de informaţii care au fost filtrate, corelate şi supuse unor algoritmi de prelucare. Managerii au nevoie de inteligenta penrtru a lua decizii, nu de informaţie bruta.
Cateva exemple:
- Analiza comportamentului de cumparare a clienților (combinatia de produse achizitionate)
- Prognoze de vânzări
- Evolutia ratei de succes
- Evolutia marginii brute in vanzari
- Urmarirea derularii campaniilor de marketing
- Profitabilitatea activitatii de suport post-vanzare
- Profitabilitatea pe categorii de produse/servicii/proiecte
- Scenarii de tipul “Dacă…atunci…” (Scenarii de tip “ce se intampla daca”). De exemplu, “Dacă marim costul manoperei de suport cu 10%, în ce mod va afecta această opţiune numarul de clienti/veniturile, etc.?”
Programele de Business Intelligence (BI) permit identificarea rapida a informatiilor pe baza carora se va genera “inteligenta” necesara ca suport in decizii. Informatiile sunt prelucrate si rezultatele se vor afisa intuitive, in formate grafice si tabelare, rapoarte interactive, analize de top “ce se intampla daca…”.
Beneficiile pe care le aduce folosirea unui sistem de Business Intelligence sunt multiple:
- Economia de resurse umane necesare pentru generarea informatiei “inteligente” si folosirea acesteia in zone productive
- Cresterea vitezei si calitatii deciziilor manageriale datorita accesului rapid si intuitiv la informatie “inteligenta”
- Reducerea timpilor morţi irositi in activităţile de raportare (colectarea de date, consolidare, prelucari diverse).
“Daca nu vei sti catre ce port navighezi, nici un vant nu este favorabil”. (Seneca)