Companiile au obligaţia legală (conform OMFP 2634 din 5/11/2015 punct 24 din Norme Generale) să înregistreze toate documentele primite şi emise în cadrul companiei.
Documentele primare trebuie inregistrate in momentul in care au intrat in organizaţie sau au fost generate intern. Ele primesc identitate unica formata din tip document_serie_numar_an. In plus, sunt colectate / inregistrate datele relevante despre document (metadate), cum ar fi: parti implicate (emitent, destinatar), valoare neta, cota TVA, valoare TVA, categorie tranzactie, proiect, activitate, etc.
Aceasta inseamna printre altele si existenta unui sistem de tip registratura.
Si este tot mai evident ca registratura in format electronic este modelul care castiga tot mai mult teren astazi.
O solutie de identitate unica care permite o evidenta precisa a documentelor care intra, ies sau sunt generate în interiorul companiei.
Platformele de tip xRM (Any Relationship Management) sunt solutii software care ofera o gama de functionalitati mult mai generoasa decat o simpla solutie de tip CRM (Customer Relationship Management).
Modul in care aceasta funcţionalitate este implementată în xRM vă permite să economisiţi timp valoros de căutare şi transmitere / circulaţie a documentelor, pentru ca documentul fizic va trece prin mainile unui singur angajat după care toţi cei ce au nevoie de document şi au dreptul să îl acceseze îl găsesc în Arhiva securizată a aplicaţiei.
În plus, sistemul xRM este conectat cu aplicaţia Microsoft Office astfel că utilizatorii pot edita documentele direct în Arhiva aplicaţiei. Versiunile sunt salvate automat aşa că veţi şti cine şi când a modificat documentul.
Funcţionalitatea de registratura poate fi implementată şi în relaţia cu firma de contabilitate, astfel încât să nu mai fie nevoie să circule documentele în format fizic.
Aplicaţia permite crearea de documente folosind informaţiile introduse (ex. Emitere facturi, Întocmire Referat Necesitate, Decont cheltuieli etc.), uploadarea de documente şi modificarea lor de către utilizatorii carora le acordaţi drepturi (ex. Documente în care se completează periodic anumite informaţii), uploadarea de documente ce nu pot fi modificate (ex. Scan după documente contabile).
Dupa inregistrare, documentele se ataseaza la inregistrare si se stocheaza intr-o baza de date cu acces securizat la nivel de camp „metadata” document.
Mare parte dintre documentele ce trebuie create intern de către angajaţii companiilor pot fi create direct în aplicaţie. Astfel veţi utiliza direct baza de date şi informaţiile deja existente în aplicaţie. De exemplu pentru întocmirea unui Referat de necesitate aveţi deja produsele introduse in aplicaţie, aveţi datele companiei şi ale Solicitantului (care se completează automat), primeşte număr de registratură în momentul întocmirii.
Documentele ce se modifică periodic vor fi într-un singur loc şi nu e nevoie să vă mai faceţi griji care este ultima versiune, pe calculatorul cui este ultima versiune, dacă respectivul este sau nu la muncă când aveţi nevoie de document etc.
În cazul documentelor ce nu pot fi modificate, după scanare le puteţi arhiva fizic fără să mai fie nevoie să le căutaţi vreodată.
Odată introdus în Arhiva securizată a sistemului xRM toţi utilizatori carora le permiteţi accesul vor accesa orice document într-un flux prestabilit de la birou sau de la distanţă (de pe telefon, tabletă, laptop etc.).
Astfel, documentele se inregistreaza în aplicaţie în momentul în care le emite / primeşte aşa că nu mai aşteptaţi până la finalul lunii să transmiteti toate documentele primare ce trebuiesc înregistrate.
Astfel contabilii vor avea încărcare uniformă pe durata unei luni şi elimină timpii morţi cât şi supraaglomerarea ce duce la numeroase erori.
În plus majoritatea informaţiilor sunt la un buton distanţă în xRM chiar dacă contabilul încă nu a înregistrat documentele primare în programul de contabilitate.
Sistemul xRM ofera o platforma suport pentru instrumente care asigura nu doar legalitatea operatiunilor, ci si un model eficient de a gestiona compania.
.gif)